Bien préparer son déménagement d’entreprise en 7 étapes

19 Oct 2022 | Actualités, Conseils de pros

Déménager est un moment important dans la vie d’une entreprise. Pour que cela se passe le plus sereinement possible pour vos collaborateurs, il est essentiel d’anticiper certaines étapes. Voici les 7 étapes à organiser tout particulièrement à l’avance pour un déménagement sans encombre. 

 

Le monde du travail est en pleine mutation. La crise sanitaire a fait évoluer les habitudes de travail au profit du flex office qui déleste les bureaux de ses travailleurs. Plus récemment, la crise énergétique oblige également les entreprises à revoir leurs modes de fonctionnement, à faire des économies. Cela pousse de nombreuses sociétés à déménager dans des locaux plus petits. Pour que le déménagement se passe le mieux possible, il est impératif de préparer certaines étapes en amont :

 

1. Trouver un déménageur d’entreprise

A moins de travailler avec quelques collaborateurs dans des locaux tous petits, notre première recommandation est de faire appel à une entreprise de déménagement. Vos collaborateurs pourront ainsi poursuivre leurs activités professionnelles jusqu’au dernier moment. N’hésitez pas à faire jouer la concurrence en contactant différentes entreprises de déménagement. Cela vous permettra de choisir le prestataire qui répond le mieux à vos attentes. Assurez-vous que les déménageurs se déplacent sur site au préalable afin d’estimer au mieux le service et éviter les mauvaises surprises (problèmes d’accès, cubage mal estimé, etc.).

 

2. Evaluer les travaux de réfection et de remise en état de propreté des locaux

L’état des lieux est un moment crucial lors du déménagement. Les locaux doivent être rendus dans le même état qu’en arrivant, au risque de voir sa caution disparaitre. Prenez le temps d’évaluer les travaux de réfection ou de nettoyage des locaux professionnels. Votre prestataire de propreté saura se charger du nettoyage et de la remise en état des surfaces avec du matériel spécialisé et performant. La plupart du temps, l’entreprise de nettoyage pourra également vous rendre services sur les travaux de petite maintenance (petits travaux de plomberie, d’électricité, peinture, …)

 

3. Faire du tri : emballer, donner ou jeter

Si vous déménagez dans des locaux plus petits, il faudra certainement se débarrasser du mobilier superflu mais encore en bon état. Il faut savoir que les professionnels ont l’obligation réglementaire de recycler les équipements d’ameublement. Aussi, il sera plus vertueux de revendre les meubles de rangement en bon état sur le marché de l’occasion, de les donner à des organismes solidaires ou de les donner aux collaborateurs qui en auraient besoin.

Déménager, c’est aussi l’occasion de faire du tri, de jeter la paperasse conservée au cas où, les catalogues, les échantillons, les goodies, les matériels et archives devenus obsolètes, le mobilier cassé… Pour cela, l’idéal est de louer une benne pour y déposer en vrac les déchets, mobiliers, matériels électroniques et encombrants à jeter. N’hésitez pas à faire appel à une entreprise de gestion des déchets car celle-ci acheminera la benne et son contenu vers un centre de tri où les objets seront démantelés puis classés par famille de matériau en vue d’être transformés dans les centres de valorisation.

 

4. Déclarer le changement d’adresse auprès des administrations

Pour éviter que votre courrier ne soit livré à votre ancienne adresse, pensez à effectuer le changement d’adresse quelques jours avant votre déménagement auprès de toutes les administrations,  Registre du Commerce et des Sociétés, Centres des impôts, URSAFF, …
La Poste propose également un service de réexpédition du courrier pour une durée de six à douze mois.

 

5. Transférer les contrats sans en oublier

La configuration des lieux étant différente, il est impossible de transférer son contrat d’électricité dans un autre local professionnel. Mais d’autres contrats doivent impérativement être transférés quelques jours avant le déménagement. C’est, par exemple, le cas du contrat d’assurance qui pourra être revu et adapté aux caractéristiques des nouveaux locaux professionnels. C’est également le cas du contrat d’abonnement à internet et des contrats de téléphonie mobile ou fixe.

N’oubliez pas de prévenir aussi vos fournisseurs et prestataires de services, tels que la société gérant les distributeurs de boissons ou votre entreprise de nettoyage en respectant le préavis, surtout si celles-ci ne desservent pas la nouvelle adresse.

 

6. Envisager de changer de fournisseur d’énergie

Le transfert du contrat de gaz ou d’électricité étant impossible, il est recommandé de souscrire un nouveau contrat à la nouvelle adresse environ 15 jours avant la date d’entrée sur le nouveau site. Le déménagement peut alors être l’occasion de revoir son fournisseur d’énergie. Pour ce faire, il vous suffit de contacter les différents fournisseurs et de choisir l’offre la mieux adaptée à votre situation.

 

7. S’assurer de la propreté des nouveaux locaux

L’arrivée sur le nouveau site est une étape cruciale pour les collaborateurs et il est important de ne pas se louper afin que les équipes s’y sentent bien le plus vite possible. La propreté des lieux est donc un critère à ne pas négliger. A l’instar de votre départ, demander à votre prestataire de nettoyage industriel de procéder à une remise en état des locaux, surtout si ceux-ci sont inutilisés depuis quelques temps. Ainsi, lavage, dépoussiérage, désinfection des sanitaires, nettoyage des vitres sont autant de prestations assurées par l’entreprise de nettoyage qui feront leur effet auprès de vos collaborateurs.

 

Vous déménagez en Ile de France et recherchez une nouvelle entreprise de propreté ?

Les entités du groupe Propertis, réparties sur tout le secteur Ile de France se tiennent à votre disposition pour toute demande de services de propreté pour vos locaux :

 

Avec ces conseils et un peu d’organisation, le déménagement de l’entreprise devrait s’effectuer sereinement et vous parviendrez à réussir l’installation des équipes dans les nouveaux locaux sans stress ni rupture d’activité.